第一，发现问题，绝不姑息。
做会议，整天面对的都是一个个细节，而且出现差错也是常见的事情。出现差错不可怕，可怕的是处理这些差错的指导思想不正确。记得上次我们一个会议的流程控制出了一些问题，在谈到此事的时候，我跟上海一位会议公司的总经理说：“可能昨晚干得太累了。”她马上纠正说，“可不要这样想，累了就得出错吗？”她补充说，从管理上讲，做会议就不允许出差错，出了差错，任何理由都是没有意义的，客户和参会者不管那些。我在想，一些大的会奖公司之所以能够持续地给“500强企业”提供高水平的服务，就是因为他们在管理理念上就没有给任何坏现象提供滋生的环境和土壤。同理，如果你发现一个公司在某个方面出现了问题，而且没有修正的迹象，那么你就可以初步推断这个公司存在“出现漏洞的环境”，而且此类问题再出现的可能性很大。
第二，做好会前的信息传递工作。
你的会议还没有举办，“会前信息”就成了潜在参与者预感知“现场气氛”的重要手段之一。那么，“会前信息”传递什么样的内容、用何种方式来传递以及如何设计、如何表达等，马虎不得。一个错别字，一个不专业的描述，一个没有规矩的排版，都会给人带来不好的联想。
第三，会中营造积极友好的气氛。
假如参会者一大早到了会议现场，看到的是各种随意摆放的物品，还有会务组人员及其他参会者懒洋洋、无所事事的样子，会有什么样的感觉？会议已经开始了，可会议室里大部分的座位还空空如也；上面有人在讲话，下面或交头接耳，或出出进进，再或昏昏欲睡，这样的场景在传递着什么样的信息？置身于其中，你会如何决策，你会聚精会神地聆听并与讲者积极互动吗？
第四，会议附加活动的组织安排要严密。
会议期间与会议前后组织的会议附加活动，包括演出、餐饮、文化、休闲娱乐、旅游等，是会议组织工作的重要组成部分。经常出现的情况是：重会议、轻活动。有些人认为，会议办好了就行了，附加活动可以放手交给旅行社或DMC。这种做法是值得讨论的。先不说大的方面——现在已经开始进入会议的体验时代，会议相关的旅游、休闲娱乐体验是会议体验的重要组成部分，就小的方面而言，你想要保证会议的总体效果，就得把会议相关的所有事情都做好。否则，如果附加活动设计不周密，管理及服务不到位，导致参与者体验效果下降，必然会影响人们参与会议的积极性。
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