青道观点：从“一刀切”到会议管理

文／王青道

　　遇到问题，不想动脑筋，就来个“一刀切”。

　　前段时间，笔者到三亚参加一个会议，其间见了很多做酒店、会议、旅游的朋友，他们背景不同，爱好各异，但都谈到了一个话题：来三亚开会的人少了，因为三亚被划在了禁止开会的红圈圈里面。大家都觉得这样做不对，不应该将一个重要的地级城市简单地划在不让开会的范围里面。有人酝酿着要上书，也有人琢磨着从其他角度突破。就在笔者准备离开三亚的时候，接到了一位来自行政部门的朋友的电话，他说现正在海口开会，第二天再到三亚，因为政策限制，只能采取迂回战术。当地做会议的朋友说，对策总是有的，在海口开会可以，在三亚周边的小城市开会也行，但三亚一定是最终的目的地。笔者回来以后上网查了查，文件上规定的是不能在海滨度假区开会，没说不让在市区开会。可海南的朋友说，那也不行，没人敢惹麻烦。

　　不光是政府的政策“一刀切”，有些民营企业也使用这种方法。春节前的一段时间里，是年会举办的旺季，民营企业不受政策限制，可以搞年会。一个大型民营企业的朋友春节前跟笔者说，他们企业每个部门都在积极排练，准备搞年会，结果整个大楼里到处都能听到欢乐的歌声，看到轻盈的舞步。终于老板受不了了，一声令下：所有的年会准备到此为止！搞过的暗自庆幸，还没搞的一肚子不高兴。

　　大家都清楚，离开了会议好多问题没法解决。不让开会不行，可又很难分辨“工作与玩乐”、“正当的会议与被滥用了的会议”之间的关系，所以只能简单地切一刀。一刀下来，似乎切掉了一些问题，可另外一些问题又冒了出来。问题解决了吗？好像是“抽刀断水水更流”。在日益网络化的社会里，所有事情都以不同方式关联在一起，如果还想通过冷兵器时代“刀枪棍棒式”的方法解决问题，根本无法获得满意的效果。

　　我们说西方国家比我们先进，那么先进在哪里？是科学与技术，还是优质的产品与服务？我们国家有些科学、技术以及产品、服务等已经超越了发达国家，可为什么我们觉得还总是不对劲儿，总是觉得还缺些什么？其实，我们肉眼看到的西方先进的东西，大多只是他们“先进”的表象，而“先进”的根源就俩字——管理。

　　我们的会议、会议产业与发达国家比最大的差距就表现在管理上。就笔者所见，除了在华的外资企业及国内少数知名企业、知名机构之外，我国大部分企业基本上没有什么“会议管理”，甚至说就是一笔糊涂账。有多少企业能够把这些问题说清楚：企业内部的会议开得是否有效率、有价值？企业一年开了多少场会？花费分别是多少？企业每年的会议开支占营收总额的百分比是多少？与国内外同行相比，企业的年度会议开支水平有没有竞争力？有没有追踪过开会的权利是否被滥用过？有没有一个跨年度的战略会议管理计划？会议的申报与审批机制是什么？一个会议该不该开以及应该有多大规模、谁应该参加、开多长时间、花多少钱、在哪个城市开、在什么场所开、酒店的选择范围有多大、需不需要第三方机构参与等问题，谁说了算？通过回答这些问题，我们就会明白自己企业的会议到底有没有“管理”。企业会议是这样，政府会议、社团会议也一样。

　　没有“管理”的不只是“会议”，还有“会议产业”。会议与其他很多产品与服务不同，它不仅能为举办地（包括国家、城市、区域等），带来可观的经济效益，推动旅游业健康发展，还能够为举办地扩大影响力、增加投资、推动产业发展、提升科研与教学水平等，做出其他方式无法替代的贡献。因此，越来越多的城市将会议列为新兴产业来发展，这无疑是一件好事。可如果缺乏有效的“管理”，好事也会变得不那么好，或者干脆变成坏事。会议酒店、会议中心的无序建设，会议公司、旅行社的恶意竞争，政府相关部门“会议产业协调者与推动者”角色的不恰当扮演等，都是缺乏有效“管理”的典型表现。

　　其实，做好管理，或者做一些积极有益的管理工作，并不是一件很难的事情。就目前我国的情况来看，我们没有必要发明太多所谓的新的管理理念，因为发达国家有很多现成的东西，拿过来改改就可以用了。但我们一定得明白，如果想进步，提升管理水平这一关终究是绕不过去的，缺乏科学管理作支撑，即便有一大堆所谓超一流的东西，也只不过是些无序的堆砌而已，禁不起风浪的吹打和时间的考验。（摘自中国贸易报·会展周刊）