青道观点：从中国会议产业大会的策划与组织谈起

王青道

    在会议产业界，“中国会议产业大会”是一个聚会、交流、学习的综合性平台，对于我国会议产业的发展具有重要意义。从另外一个角度看，“中国会议产业大会”也是中国会议市场上一个普通的行业年会，与其它年会并没有太大的不同。经过几年的发展，“中国会议产业大会”已成为中国会议产业界最具规模与影响力的年度盛会。当然，按照品牌性会议的要求，“中国会议产业大会”需要改进和提高的地方还有很多。
    第四届中国会议产业大会结束后，我们做了将近一个月的会后调查，调查对象几乎涉及所有的与会者，包括嘉宾与演讲人、各类参会代表、赞助商与合作伙伴等。大家普遍对本届大会取得的成绩表示认可，同时也为大会的改进和提高留下了自己的建议和意见，其中不乏真知灼见与肺腑之言。根据会后调查的情况以及几年来策划与组织“中国会议产业大会”的体会，笔者有几点想法与大家交流：
    关于经验与体会
    一是品牌化。只有把创建会议品牌作为会议策划与组织工作的核心目的，会议才能获得持久的前进动力；
    二是专业化。主要包括两个方面，一个是主办及承办机构人员的专业化，另一个是主办与承办机构要善于与专业公司开展合作；
    三是科技化。积极应用现代信息技术、视音频技术等，可以大幅度提升会议现场的效果；
    四是国际化。在全球化与国际化趋势不断加深的背景下，国际化是中国会议发展的必由之路；
    五是规模化。从发达国家会议产业发展状况与我国会议市场的发展前景来看，中国会议的规模化是一个必然的发展趋势；
    六是层次化。主要是指会议日程与议程设计、活动安排等要服务于多种层次的与会群体，使不同类型、不同职务、不同年龄、不同性别的与会者都能在会议（年会）中找到自己的位置。
    对于上文提到的几个方面，并不是说我们已经做得很好，而是说我们一定要做好。
    关于改进与提高问题
    “中国会议产业大会”有很多地方需要改进和提高，而这其中的大部分都与会议举办的经验积累、时间积累有关。一般认为，“会议”要成为品牌，至少要到四、五届之后。只有到了这个时候，“会议”得以成功的关键因素才能够完备并逐步稳定下来。这些关键因素包括：资金（赞助费、参会费、广告费、摊位费等）、参会群体、嘉宾、演讲人、合作伙伴以及会议的策划、运作及控制能力等。本次会后调查反馈意见里比较集中的问题，比如演讲人超时与自我宣传过多、合作洽谈数量不足以及细节工作不够到位等问题，在我们看来，都与以上提到的“会议”成功的条件不够成熟有关。
    总之，“中国会议产业大会”是我国会议市场上的一员新兵，同时又是“会议人的会议”，我们愿意与业界分享会议策划及运作过程中的一些心得，以求共同发展。我们相信，在大家的积极支持和帮助下，加上自我努力，“中国会议产业大会”创建中国会议品牌、国际会议品牌的目标一定能够实现。