青道观点：跟ASAE学办会

    现代社会的很多东西，西方人都走在了前面，因此要不断地向人家学习。说到办会，不会有人认为连办会这样的事情也要跟人家学习觉得脸上没有光彩吧？希望不会有人这样想，因为在我看来，会议一直办得很糟糕，才最没有脸面。

　　ASAE（美国社团管理协会）是国际上最具影响力的社团管理机构，在全球有数万家会员。一个社团要想保持活力，就得不断地为会员创造价值，而会议则是社团为会员创造价值的重要方式之一。对于会员来说，一个社团有没有意义，通过参加他们举办的会议，就可以做出明确的判断。会议既是会员学习、交流及业务拓展的平台，同时也是社团展示自身影响力的舞台。
　　三月下旬到香港参加ASAE亚太区的Great Ideas Conference，除了想了解国际社团管理方面的最新理念、认识更多国际会议界的朋友之外，主要目的是想学习ASAE办会的方法。到了现场就会发现，ASAE举办的会议与国内的会议的确有很大的不同，这些不同不仅表现在参会者的肤色更加多样，更表现在会议现场积极融洽的气氛以及会议组织工作的精心与严密等方面。我一直在思考体验型会议的问题，ASAE将会议的内容、形式与参会者的个性特征、实际需求融合在一起，讨论、分享、交流、互动，让代表们乐在其中，这是否就是未来中国协会体验型会议的理想解决方案？目前中国的社团正处于变革的重要历史时期，需要向发达国家借鉴的东西很多，那么学习ASAE的办会方式，是不是一个很好的开始呢？
　　第一，会议现场的气氛能否轻松一些？很多人说，开会比上班还累。这当然不是因为你在会议上干了多少活，而是因为会议的气氛太过严肃，大家在会场上总得端着架子，如临大敌一般。ASAE的欢迎酒会气氛轻松，形式简单，各方致辞没有几句话，且笑声不断，再加上好玩儿的助兴表演，一切都显得自然而流畅。全体会议的开场更是不落俗套，狮子舞加锣鼓擦，上蹿下跳，逗得大家好不开心。演讲人、主持人与普通参会者之间没有太多界限，更不会有人给你带来什么压力。主办方制作了几十个不同类型的“标签”，参会者可以根据自己的爱好及个性特点，选择其中一个或几个粘贴在名卡的下方，一来便于识别和交流，二来也为会议增添一些轻松感。你可以选择“微笑，你喜欢的”、“找事者”、“创新思想者”等等，如果你是演讲人或对话嘉宾，你的标签至少有一个叫“内容领袖”，很有意思。
　　第二，能不能多一些交流与互动？我相信，有人在会议现场拍到的多达几十种睡姿的可笑照片，一定来自中国，因为我们的很多会议确实具备这种功能。我们在会议上睡觉，不是因为瞌睡比外国人多，而是因为激发参会者交流与互动的机会太少。参加ASAE的会议，每人都会相对比较兴奋，因为会议的所有安排都离不开交流与互动。酒会、早餐、午餐、茶歇，加上会间的交流，我大概算了算，人们差不多有近一半左右的时间是在与其他人进行交流。如果你不是有意躲避，你可以很轻易地在两天的会议中认识几十个人。你想在会议中打瞌睡恐怕很困难，因为总是有各种交流、互动以及交流中出现的笑声打扰到你。
　　每个演讲与对话环节之后，都安排有专门的提问与评论时间，你可以通过设在会议室中间的立式麦克与嘉宾互动。即便是在正式演讲与分享过程中，演讲人和主持人也一定有办法来调动听者的积极性。还有，不到200人的会议，开设一个大型展览不现实，但搞一个小型的table exhibition（桌面展览）总是可以的，既能增加收入，还可以加强相互间的沟通与合作。
　　第三，内容的表现形式能否更加多样化？我们的会议大多数是演讲人从早讲到晚，挤占茶歇时间及休息时间的事情很常见，过度的“内容为王”。可是，一场会议下来，究竟学到了多少东西呢？“多多益善”用到会议内容方面一定是有问题的。ASAE的会议在内容方面有几个特点：一是议题具体而深入。比如在讨论协会会员价值问题的时候，他们会先请一位专家做一个多小时的主题发言，深入分析，然后请大家参与讨论；二是观点分享方式的多样化：75分钟的主题发言、10分钟的交流发言、3-5人的嘉宾对话等，多种模式并用；三是简短的全体会议加系列平行活动，满足小众化的参会需求；四是注重细节，注重前期准备。我在会场发现，正式会议的前一天，组织方会召开一个演讲人会议，就相关的事情进行沟通。每个平行活动的小组讨论，参与者也需要召开自己的会前会议。会刊做的很不错，不仅是设计制作很有意思，主要是内容很实用——每个活动、每个议题都会有一个内容简述，好让参会者据此选择适合自己的活动，并做好交流互动的准备。
　　毫无疑问，在会议运营管理方面，西方确实为我们提供了很多很好的可借鉴经验。对于我们来说，一下子都学会很难，不过一定要有所行动，而且最好是马上。