青道观点：谈年会（convention）策划与组织

文 | 王青道
　　会议策划既是一个很简单的问题，也是一个很复杂的问题。从古到今，人们一直都在不间断地组织各种会议，小到家庭会议，大到国际会议。策划组织会议，很多时候很简单，连小孩都会，可很多时候，它又很复杂、很困难，复杂到了很多人一起想办法，都未必能考虑得很周全；而真正叫人烦恼的时候是，会议策划组织团队付出了大量的劳动和心血，可会议的效果还是不能尽如人意。也许是“会议”这个词太过普通，以至于人们往往会忽略其“策划”的重要性。“年会”（convention）作为国际国内会议市场一个重要的会议类型，有规模大、影响力强等特点，进行缜密的前期策划和组织，当然也是必不可少的一个重要环节。
　　美国每年举办13700多个这类年会，单个会议的与会人数多达数万人，甚至十几万人。美国的年会市场之所以能够运作得如此成功，与会议组织机构及其合作伙伴（会议管理公司等）强大的策划组织能力是分不开的。与发达国家相比，我国年会市场存在的问题还很多，策划组织能力肯定是其中的主要方面之一。

总结发达国家年会市场成功运作经验，有几点值得借鉴：

　　其一，与专业机构合作。年会多为协会类机构主办，而这类机构的人员数量和会议专业能力等会有一定的局限性，因此，与专业会议公司合作是重要的选项之一。专业公司经验丰富，策划运作能力很强，有他们的参与，会议往往会增加很多色彩，效果也会大大提升；
　　其二，加强与政府机构的合作。无论是全国性的年会还是国际性的年会，一般来说在业内都有一定的影响力，因此年会对各地政府甚至是国家政府有关部门都会有很强的吸引力。现在，我们国家很多城市都很注意吸引国际会议到本地区召开，而我们讲的一般意义上的国际会议，指的主要就是国际协会类机构的年会。只要具有一定规模和影响力的年会，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前为止，我国已经有数十个城市出台了会议产业扶持政策，每年的扶持资金多达数亿元之多；
　　其三，加强市场调研并提出针对性解决方案。发达国家很多行业年会都已经举办过数十届甚至上百届，已经成为了名副其实的品牌会议。一个品牌会议几十年甚至上百年来一直受到业界追捧，如果会议组织机构不重视市场调研，不重视会议代表的感受和要求，那是根本不可想象的。发达国家年会的日程及议程安排完全可以用丰富多彩来形容——不同类型、不同职务、不同年龄段会议代表的不同诉求一般都能得以体现——与会家属也不例外；
　　其四，注重会议城市、会议酒店选择与会议附加活动的安排。根据美国会议市场的调查，在影响与会代表决定是否参会的“重要因素”排序中，“会议地点”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多，合理搭配、组合以及每年的调整、变化非常重要；
　　最后，注重细节服务。常办会议的人都会认为办好一个会议很难，其中一难就是把每个细节都做好。会议，就是由无数个细节组成的，会议嘉宾、会议代表、会议赞助商等的感受同样也是由一系列细节相加而成的。因此，做好会议细节工作，是所有会议组织机构、会议工作者必须练好的一项基本功。