文︱王青道
记得前些年在北方的一个海滨城市组织过一个会议，酒店是在网上找的，靠近海边。该酒店销售负责人宣称，他们的酒店是准四星级的，硬件设施、会议场所条件很过硬。网上传过来的图片也佐证了他的话。我们也就没有按照规矩提前到现场去考察。可当临近会期我们到达现场一看，糟了：8月中旬的天气，酒店里很多地方竟然没有空调，屋里的潮霉味大得让人待不下去，服务人员更像是草台班子！将近200人的会议这时候换酒店肯定是来不及了，我们只能硬着头皮往前走。结果可想而知，尽管会务组做了大量的工作，采取了一系列补救措施，会议的效果还是打了折扣。这些年来我们组织的会议不少，出现失误的情况也很多。在我们国家，会议组织人员基本上都是非专业的，他们在会议组织过程中走弯路、交学费不算奇怪，而且他们也会跟我们一样，觉得花钱买一些教训很正常。
可是最近我的看法有了一些变化，这源于我对美国会议产业了解的不断深入。美国会议产业链的运作很规范，会议产业链各方面都很专业，会议的各主要环节，如策划与咨询、目的地城市与会议场所选择、会议管理与服务、会议附加活动安排等，都会有专业的人士或机构参与。先不说会议组织单位是不是一定要和专业的会议组织机构(PCO)合作，单就每一个城市里的会议与旅游局(CVB)向会议组织者提供的热情而专业的咨询和服务，几乎就不可能让任何一个会议组织者犯下令他追悔莫及的错误。可以设想，假如我们国家也有类似于发达国家的会议与旅游局这样的机构的话，会议市场中的信息对称性就一定能大大提高，会议组织过程中的失误和浪费也能随之减少。
芝加哥是美国最知名的会议城市，了解一下该市CVB为办会人员和其他访问者提供的资料和服务项目，你就会惊喜地发现，这儿真是办会人的乐园！芝加哥市的宣称语是：“We are glad you are here!”（您来了我们很高兴！）他们是发自内心的高兴，因为各种各样的来访者每年要为芝加哥带来大约100亿美元的收入，提供12.8万个工作岗位！从会议组织角度来说，芝加哥CVB提供的服务项目可以说是全面、专业、周到，其中给人印象最深刻的要算是他们提供的会议专业人士咨询与跟踪服务了。他们公布了18位资深的会议专业人士的姓名、照片、擅长领域、联系方式等信息资料，办会人可以根据自己的需要选择其中的一位与之联络，向他咨询，并由他提供后续服务。还有，他们提供的服务可都是免费的。芝加哥的情况在美国决不是特例。会议策划者和组织者在美国的所有城市都是被奉为上宾的。
当然，我们国家在很多方面是没有办法与美国相比的，可会议客人对于城市的重要性应该是没有国别差异的，对他们是不是热烈欢迎先不提，我们总不能看着这些给我们送钱的人，在一个陌生的城市里到处碰壁，而我们却永远地无动于衷吧！
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