青道观点：从开会瞌睡到会议体验

在百度上搜索“开会瞌睡”的图片，你会看到各式各样的开会打瞌睡的照片，既有普通人，也有领导人；既有中国人，也有外国人；既有会议中的个别人，也有会议中的多数人。再搜索“开会为什么打瞌睡”相关内容，你会发现答案主要有两个：一是会议内容不好，或者内容与听者无关；另一个就是听者自己有问题，包括疲劳、生病等。

你可能没有想过，开会打瞌睡还可能与别的因素有关。最近《参考消息》刊登了一篇文章，题目是“开会瞌睡或因二氧化碳浓度高”。美国专家对会议中二氧化碳的浓度进行了测量，发现会议室内二氧化碳的浓度峰值远远高于美国供暖、制冷与空气调节工程师协会建议的最高室内水平——1000-1200ppm。研究人员发现，发言环节开始后，房间内的二氧化碳浓度迅速上升。浓度在发言开始后1个小时左右达到接近1700ppm的峰值，与会者中场休息开门开窗通风后，浓度大幅下降。专家的结论是，这样高的二氧化碳浓度，足以让人们昏昏欲睡，无精打采。

这就要说到“体验”问题。过去，我们在总结事情没有做好的原因时，往往比较主观。比如，有一个案例，一个操作工在岗位上经常出错，领导认为是操作工不用心，可后来连续更换操作工，情况也没有好转。最后体验专家找到了问题的根源：操作面板设计有问题，不符合人类大脑的思维习惯，按此操作，人们很容易疲劳，并因此犯错。结果是，体验专家重新设计了操作面板，这类错误之后基本消除。

体验用到会议领域就是“会议体验”。随着中国社会经济的快速发展和消费能力的不断提升，会议正在由“任务时代”走向“体验时代”。在这个新的发展阶段里，会议组织者、会议策划人将越来越重视人们的参会体验，道理很简单——一旦人们的会议体验不好，会议组织方在会议上的投资回报率就会降低。如果一个会议的体验很好，会议现场的气氛就有可能因此变得积极而热烈。反之，如果人们感觉不舒服，就可能提不起精神，会议现场的气氛就很可能变得死气沉沉。

当然，要把一个会议的体验设计到位并不是一件很容易的事情。从体验学的角度分析，会议参与者与会议之间的互动环节非常多，而每一个环节都需要单独拆分出来，进行研究分析，并制定出相应的解决方案。这个说起来有些复杂，那么就我们缩小范围，先从体验的角度简要分析一下影响“开会打瞌睡”的主要因素：

一，内容。会议内容，包括主题、议题、演讲人、研究报告等，是影响参会者体验的主要因素之一。学习新知识、掌握新动态、了解新趋势、发现新市场等，是人们参加会议的主要诉求。从某种意义上说，把会议内容做好，是创造良好会议体验的基础工作；

二，形式。所谓会议形式，就是如何将内容表达出来，让参会者更好理解、掌握。也就是说，好的内容只有用好的形式来表达，这些内容才会真正发挥作用。比如，一个知名专家在会上讲了一个很好的话题，可他的演讲沉闷、呆板，大家的会议体验就很不好。避免简单地读稿子，多用图片、音频、视频等多媒体方式，积极与参与者互动等，都是提升会议体验的有效方法。

三，视听、灯光、温度、二氧化碳浓度等。在这些体验要素中，视听排在最前面。试想，面临昏暗的投影仪、失真且含混不清的麦克，再好的内容、再先进的表现方式，都不可能改变人们对于本次会议体验的差评。与此同时，过亮或过暗的灯光、过高或过低的室温、超量的二氧化碳浓度等，都会不同程度地影响人们的感受，进而影响整个会议的效果。

四，会议室布置与设计。有人认为，会议空间越大越好，层高越高越好。实际上，这种认识是不准确的。从体验角度讲，在会议空间的布置与设计方面，有几个可以参照的原则：一是空间大小要适度紧凑，这样便于讲者与听者互动，使听者易于集中注意力；二是会议室尽可能选择方形，或者横向使用长方形会议室，目的是尽可能拉近讲者与所有听者之间的空间距离；三是如果空间过大，要设法将听者集中到舞台附近，而不是把所有空间都占满；四是对于超大型会议，要增加LED屏幕、音箱数量等，以尽可能减少由于空间过大而带来的视听体验下降方面的麻烦。

当然，影响参会者是否会在会议室打瞌睡的因素还有很多，比如桌子、椅子的高矮与形状，投影仪或LED的高矮、大小，以及会议的流程与节奏设计等。实际上，会议体验时代，就是会议运营管理及服务摆脱“主观化”进入“科学化”的时代。从这个意义上说，如果参会者对于一个会议不满意，我们差不多都可以从体验科学的角度找到答案。