青道观点：为什么做会议的人都谙熟人性（上）

在一个培训上，一位学会展的同学问我说，她在写一篇论文，标题大意是：如何打造面向南亚东南亚的国际会议目的地。在她看来，面向不同国家及地区的国际会议目的地应该是有差异的，而且差异可能还不小。我告诉她说，国际会议目的地是有一定标准的，不会因为参会者来源的不同而有很大的改变。为什么是这样的呢？因为所有的办会者、参会者，包括国际的、国内的，其需求是基本相同的，如果说有差异，那也只在个别的细节上。

对于很多年轻人来说，组织会议活动是比较难的一件事情，因为需要面对各种类型的人，而且要让他们都满意，不管是级别高的、低的，国内的、国际的，年龄大的、年轻的，男的、女的。众口难调嘛，这个很容易理解。其实，做会议与做其它任事情都一样，咋一看，形形色色、千奇百怪，好像无从下手，可时间长了，摸到了里面的规律，心里就不乱了。做会议，不管是策划、运营还是服务，都是与“人”打交道，那么了解和掌握“人”的特性，即“人性”，包括生物性和社会性，对于我们理清会议策划组织的思路、掌握会议运行的规律，至关重要。

马斯洛的需求理论揭示的就是人的基本特性。他把人的需求由低到高分为五个层次，即生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要以及自我实现的需要，这在会议运营当中具有很好的实用意义。

生理需求。生理需求是人的最低层次的需求，“吃喝拉撒睡”，谁都需要，所以开会、办活动，首先要把这个问题解决好。做好一个会议，内容、形式、活动安排等诚然重要，但“吃喝拉撒睡”的事情如果出了问题，会议的效果就会大打折扣。现在都在讲体验，会议也一样，而“吃喝拉撒睡”就是会议的基本体验之一。

在“吃喝拉撒睡”这几项基本需求当中，“吃”排在第一位。与会议相关的“吃”，大致分为两个阶段，一个是“填饱肚子”，二是“吃出文化、吃出快乐”。随着人们生活水平的不断提高，会议中的“吃”正在与第一阶段的“填饱肚子”拉开越来越远的距离。借助会议活动，或者在城内，或者到一个美食汇集的目的地，品尝当地的美味佳肴，让当地的文化与自己的味蕾有一个亲密的接触，已经成了会议活动的一个标准配置。会议中的“吃”有很多种方式：自助餐，最常见，因为方便快捷；宴会、酒会，差不多也是正式会议的基本配置之一——不管是国际的还是国内的会议活动，一般都有一个以餐饮为基础的集仪式、答谢、美食、社交、娱乐等功能为一体的综合性活动；如果会议中的“吃”还不能够充分体现“特色美食”的意义的话，那么安排一次颇具当地特色的美食体验一定是最受欢迎的事情之一。当然，会议活动中的“吃”，还可以有很多花样。

“睡”虽然放在“吃喝拉撒睡”中的最后一个，但绝不意味着它的意义最小。会议中的“睡”也可以而分为两个阶段，先是“有地儿睡”，后是“睡出档次、睡出特色、睡出文化”。很显然，我们现在已经处于其中的第二阶段。如果你在策划会议的时候，把“睡”这件事儿处理得很好，一定会有人给你竖大拇指。与会议相关的“睡”，可以有两个方面的选项，一个是标准化的住宿设施——星级酒店，另一个就是特色化的住宿体验——民宿、帐篷、房车等。不过一般而言，为了保证会议效果，减少不必要的麻烦，会议期间的住宿都会安排在酒店里，而特色住宿体验则会放在会后。不过要说得到组织一个团建活动、户外活动、社群活动等，没有正式的会议环节，这时候直接安排特色住宿当然也可以。

安全需要。做会议活动，人群聚集，少则几十个人，多则数百人、数千人，保证大家的安全是必须严肃对待的事情之一。与会议活动相关的安全问题，可能涉及到以下几个方面：

一是目的地安全。总体而言，国内城市的安全性是问题不大的，但也会因为高原反应、气候差异等给与会者的“安全”增加一些难点。不过，要是在境外搞活动，安全问题恐怕就不是那么简单了。

二是交通安全。国内的航空、铁路、公路、水路的安全性一般都没有太大问题，如果有什么需要提示的话，那么在大巴、小车、船只等方面，要尽可能选择有品牌影响力的大公司来合作，因为它们的管理和运作更规范。最好不要在这些事项上考虑省钱问题。

三是会议活动现场安全。总体来说，不仅是在办公楼里开会很安全，在任何一家有经营资格的会议中心、酒店、特色场地等举办会议活动也都是安全的。不过，要是在办公室之外举办会议活动，需要重视场地方的安全要求和提示。

四是旅游及户外活动安全。在会议活动相关的安全性当中，这一块出问题的可能性最大。当然，合法的、规范的旅游活动是安全的，不过还是委托有品牌影响力的专业公司帮你运作更合适。风险相对比较高的户外活动主要有：滑雪、骑马、漂流、探险、水上活动等。团建活动的安全性一般问题不大，但也有可能出现摔伤等事故，所以还是建议与专业公司合作。

对于安全问题，除了必要的安全意识和安全措施之外，给每一位参与者都购买一份保险，在什么情况下都是一个很好的选项。（未完待续）