许锋：我参加了一个线上会议，感觉很…

现在线上会议、会议直播还是很多，但大家参与的热情好像不如2月、3月那么高了。是我们的需求变了，还是因为大家忙着线下的工作、没心思参加线上会议了？

国际大会及会议协会（ICCA）亚太区分会5月20日举办了一场线上会议。我从头到尾看了，感觉很是不同。

把视频直播等同于线上会议：错

ICCA亚太区分会线上会议海报

针对当下流行的线上会议，有一个业内人士对此评论说，有一个较为普遍的问题，就是“把视频直播等同于线上会议，所有对外宣传展示都是以直播为焦点，而非会议，缺乏仪式感，体验差。”

他的意思是：线上会议用直播，但直播不是会议。会议，无论是线下还是线上，首先必须有高质量的内容，其次是舒畅的流程，还要有仪式感，物以类聚人以群分，对参会者要有限制，整体的体验决定了参会者对会议的评价，影响到传播效果和参会者的粘性、重复参与的积极性。

5月15日英国《太阳报》报道，巴西总统博尔索纳罗在参加一场关于工业的视频会议时，出现了搞笑画面：一位参会的行业领导人突然洗了个澡，光身入镜。

想想确实是这样，2月份观看视频会议，有偶尔卡顿、掉线的现象，大家忍不住会吐槽，到了5月就几乎没有掉线卡顿这个问题了，但似乎大家对线上会议越来越“疲”了，线上会议对我们的吸引力在下降。是参会者我们自身的问题还是线上会议（实则是主办方）的问题？

线上会议的组织、操作难度，一点儿都不亚于线下会议。

一次流畅的虚拟会议体验

5月20日，由设在马来西亚吉隆坡的国际大会及会议协会（ICCA）亚太区办事处组织的ICCA亚太分会虚拟会议（ICCA Asia Pacific Chapter Virtual Meeting)从北京时间下午3点开始，到4点半准时结束。

主持人ICCA亚太区总监Noor Ahmad Hamid

会议由ICCA亚太区总监Noor Ahmad Hamid主持，分享嘉宾来自中国、澳大利亚、日本、韩国、印度、新加坡等地，全部使用英语。

ICCA的CEO Senthil Gopinath人在荷兰，跟北京时差6个小时，但还是一大早起来身穿正装实时视频致欢迎辞。

主持人与亚太分会主席、副主席连线，回答问题

视频会议软件选用的是Zoom。

会议流程如下：

·欢迎

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·连线荷兰总部的CEO，CEO致辞

·亚太区分会三位负责人连线，亚太区主席致辞

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·感谢ICCA亚太分会上届理事会成员

·欢迎新会员

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·分享，主题：将来的会议活动

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·亚太区2020年年会（日本横滨）推介

·5位嘉宾依次分享

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·Q&A环节，主持人与亚太分会主席、副主席连线，回答问题

·对整个会议的满意度调查（不宣布调查结果）

·结束

感受和启发

结合我参加的几次线上会议和这次ICCA的会议，有下面几点感受，但纯粹是个人的体会。

1. Zoom比较稳定可靠

Zoom是我用过的最好的视频会议软件，但价格稍贵。不过，贵总有贵的道理吧，否则用户凭什么多付钱呢？

往期回顾：

Zoom创始人的创业、暴发和不可思议的轴及努力

多个信号显示：视频会议将持续增长

2. 无论收费与否，一定要让参会者注册

不注册的后果就是乱七八糟的人乱入，有的闯进来还捣乱，瞎打广告、说脏话。

先注册，主办方确认后，方可参加线上会议

注册是为了保证“会议室”纯净，保证参会者都是同道中人、说同一种“语言”、谈论大家共同关心的行业话题，把莫名其妙的人挡在门外。有的主办方喜欢会议的规模越大越好，但可能是规模适中的会才是参会整体效果最好的。

注册的另一好处是主办方可以收集数据，用于下次活动的营销等。

3. 流畅的流程

议程要紧凑，内容要好，演讲嘉宾要筛选，主持人要做好功课，有互动，流程有张有弛，才能让参会者一场会听（看）下来不累又有意思、有收获。

有的虚拟会议在茶歇期间安排老师带领大家做瑜伽、冥想、女团舞或HIIT短时间高强度锻炼。

ICCA亚太区分会2020年会推介

上面的议程虽然没那么时尚，但该有的都有了，ICCA的CEO致辞，向离任的分会理事会领导表示感谢，欢迎新会员，现任主席副主席跟大家见面，推介宣传分会的年会，嘉宾分享和满意度调查等等一应俱全。

准时开始，准时结束，前后衔接紧密，没有尿点，行云流水般流畅，一个半小时很快就过去了。

4. 仪式感

仪式感可以是主席台、LED背景板、集体合影、签约按手印、颁奖，也可以是风格一以贯之的PPT、主持人嘉宾正装出席。（往期回顾|从足疗到会展：干净的时间和纯正的态度）

这次ICCA亚太区分会的线上会议，主持人、嘉宾都是商务正装出镜，显然这是事先约定好的。

稍显可惜的地方是，主持人画面没用虚拟背景。如果把会议的KV作为虚拟背景的话，就更漂亮了。

5. PPT

这次会议的串场PPT、嘉宾的PPT和嘉宾的人像实时画面来回切换，这需要主办方前期的很多心血和现场工作人员的控制。

我们有的视频会议全靠主持人一个人在那儿宣布“接下来”“接下来”，而没有一个加强观众视觉印象的串场PPT，有点儿可惜。一个串场PPT里有分享嘉宾的照片、姓名职务和分享题目，是对分享嘉宾的尊重。

串场PPT里的“感谢参与”

这次会议的PPT遵循ICCA一贯的PPT模板、颜色和字体，可能是为了防止意外，把嘉宾的PPT和串场PPT都整合进一个PPT里了，PPT翻页由吉隆坡的工作人员来执行，虽然观看视频时会听到分享嘉宾的“下一页next slide”提示声，但整个会议很顺畅。

6. 赞助

线上会议收费很难（往期回顾|《2020线上会展调查报告》发布），主办方的收入来源主要依赖赞助和广告。

串场PPT里的“感谢赞助商”

这次赞助机构有两个，一个是横滨国际会议中心，一个是马来西亚砂劳越会议局。

两个赞助商还分了级，前者是主赞助商（Main Sponsor）, 后者叫联合赞助（Co-Sponsor）。给主赞助商的回报之一是让这家会议中心做了一个推广，顺便推广ICCA亚太区12月的年会。

7. 6次调研

1.5小时的视频会议，竟然搞了6次调研！

大家会厌烦吗？我觉得不会。

老外很喜欢做调查问卷，演讲人在线上分享时经常会穿插1-2个问题（通常列在PPT的右侧），请观众作答，然后就答案结合自己的分析谈一点看法。

这样的好处是一直让参会者充分的在线、积极参与，生怕自己错过一个有趣的环节。这次ICCA会议的调研第一次到第五次每次都是两个问题（第六次三个问题），瞬时给出统计结果。如果你在显示的统计结果中占上风的那部分人里边，是不是有一点点小得意---看，俺是主流！

这次会议的最后一个调研是满意度调查，主办方要检查自己的工作成效，以便改进。

8. 观众提问或主持人提问

主办方要挑选较为容易回答的问题，交给嘉宾来回答，以免出现5分钟都解释不完，这时候观众就没耐心了。

我参加过的一次会议是讲完了，主持人说我们来看看观众都提出了哪些问题，结果很尴尬---互动区很多人献花，但没有人提出问题。

为防止这样呵呵的情况发生，请主办方在事先安排几个“托儿”在提问区抛出问题，就像我们在组织线下会议时，要先安排2个朋友/记者准备好问题，免得冷场。

主持人也可以自己做点儿小功课，先把问题列出来、作备用。

9. 准时开始，准时结束

视频会议准时开始不难，难的是准时结束。说好4点半结束，那就4点半结束，因为有人后面还有别的安排。

考验的是主办方。一方面主办方要事先跟分享嘉宾充分沟通、明确时间要求（最好是以文字形式），一方面主持人“在现场”要敢于“打断”说话超时的嘉宾。

我很喜欢美国人开会的准时：会议日程是8点半开始，会议室里的人稀稀拉拉，主持人和嘉宾按时启动、开讲，到点儿就准时结束。

线上会议的组织、操作难度，一点儿都不亚于线下会议。比如彩排，必须认认真真彩排；比如主办方工作人员的脚本，跟电视节目的脚本没啥两样。

作者：许锋

北京华恺国际展览有限公司董事长 

中国会展经济研究会副秘书长 

来源： 会展BEN