咱就是说活动的指示系统该怎么做？

文/闫伟

如果新参加一场活动，那么现场的方向怎么来获得呢？肯定是活动的指示系统。

试想，你在一个陌生的地方，没有清晰的“导航指南”，参加活动的心情还能不受影响吗？前两天看到在成都的一场线下演唱会，由于主办方在组织和执行方面暴漏出许多问题，据网上歌迷的反映，因为主办方的原因上千名歌迷被堵在检票口，错过了演唱会的开场，甚至在过程中无法找到正确的入口浪费时间，志愿者的功能也几乎丧失，甚至部分歌迷还反映现场指示系统无效，从体育场的北门绕道南门，甚至在现场的观众还因为没有领到“限量版”的雨衣，直接被春雨“光顾”，甚至现场还有头戴塑料袋的歌迷为自己的偶像打call，场面有些混乱，也真心有点觉得这真是有点痛并不快乐着。

从看到这样的新闻开始，职业病会告诉我，至少在场地规划和指示系统设置方面肯定出现了一些问题，活动的指示系统究竟应该怎么做？

搞清楚场地情况地才是根本

本就是因为一个目的而聚到一起，每个参加活动的人都希望清楚高效的抵达自己想要去的地点，见到自己想要见到的人。假设场地的信息并没有被主办方消化，或者主办方不重视各个会场之间的关系和连接，那么参加的人最起码在“方向”这件事儿上肯定会受苦了。如何让一群有固定方向的人也要有导航一样？这是一门学问。

场地是关键。无论是会议还是展览，还是演唱会，或者是奖励旅游等综合性活动，活动前的踏勘工作非常重要，直接决定后续团队的工作规划，和动线设计，一方面要多个角度观察场地，另一方面也要提早和尽可能高频率的去观察场地。在实际操作过程中，往往拿到场馆的3D图就开始后续的工作了，可是设计图纸终究会与现场情况有一些差别，笔者认为，任何活动都是要做万无一失的准备，但现场为王，如果不能根据现场实际情况来调动工作，那么终将会为后续的工作埋一些隐患。

隐约记得在中国会议产业大会的组织工作中，每次踏勘场地的次数不低于5次，最高纪录是8次，服务商自然是叫苦不迭，场馆方的服务人员也有微微不爽，没办法，防患于未然是对所有人最大的负责。

不同类型的场地规划方法和路线不同。常规的场地相对好一些，比如会议型酒店、专业会议展览中心，甚至一些经常举办活动的特色场所，但是有一些地方的专业会议展览中心也要具体的查看一下，不仅会有因为造型而出现路线比较“奇特”的问题，还有就是门太多，限制也自然会繁琐一些，这些都应该特别注意。此外，体育场馆是最难制定相对完善动线指示系统的场地，主要还是在于其特别的功能性，以及现场会有不同的限制，开始前一天和当天的安保要求都会有所不同，所以一定要注意出入口位置，进场后的座位安排以及各个区域之间划分之后的连接点，这些都是放指示标识或安插志愿者的关键点位，所以标识要清楚明了，志愿者一定要培训到位，熟悉地形。

不能大意，指示系统是一套系统

活动现场的指示系统主要承担着指示方向和提示信息的双重作用，只有文字没有图案，或者用图案来代替文字，都是不可取的选择，特别是重要的信息一定不能大意，比如会场名称、会场方向、示意图等，甚至在有条件的情况下，音频和视频也要合理应用，起到告知和提示的作用。

之所以说是一套系统，就是在动线设计方面，是要站在参会者的角度来进行全方位规划，从踏入到场地的第一步开始，如何走下去，考验的是主办方“办会的艺术”了，原则就是让参会人可以第一时间知道自己的位置；当然，不排除一些人忽略指示系统的存在，但主办方要尽可能在人员集中的地点或者超过2个方向的汇合点，一定放上醒目的信息提示或指示物料，可以有效防止现场迷航。

另外，建议现场的引导志愿者一定要由专人带领志愿者亲自在会场看一看，做好必要的培训。他们也是指示系统中的重要一环，他们掌握信息的完整度决定了参会者对活动的满意度。

共享一些指示系统规划的经验

1、一定站在参会者的角度来设置指示标识和志愿者；

2、现场为王，对场地的现场和周边环境勘察的越仔细，做出的指示系统越精准、有效；

3、指示标识制作物的图案和文字要大，尤其是箭头和场地信息，颜色鲜明，质量必须结实耐造；

4、要有专门的小组负责指示系统规划、制作、管理和维护，一定要体力和方向感好的小伙伴；

5、指示系统的制作物上的信息不能太多元，最好就是场地信息、时间和方向；

6、室外的指示制作物务必保证其“吨位”，要压得住；

7、引导志愿者必须在场地的现场培训，一定要在现场；

8、指示制作物最好放在场馆具有代表性的位置，或者有较为明显的参照物附近，方便志愿者给予参会者指引；

……

我也是个正在学习的会奖人，以上是个人的实战经验，还希望各路在一线的精英给予指正，相互学习。

关于活动中的指示系统，您还有什么好的建议？欢迎来搞~~