青道观点：会议的过去、现在与未来（下）

未来会议发展主要有以下几个特点：
一，会议运营管理的科学性得到更多认可

随着社会经济的发展与会议运营管理水平的提高，人们越来越认识到，尽管国家大小不一，文化背景各异，发达程度与管理模式也不尽相同，可会议策划、会议管理及服务应该遵循的规则却是相同的。这些规则主要有：
1，会议策划及运营管理的基本要素    对于任何一个正式会议而言，会议策划及运营管理的基本要素是相同的。这些要素主要包括：名称、目的、时间、地点、参与者、规模、形式、内容、流程、活动安排、收支、技术与设备、服务、会后报告等。当然，在策划会议的时候，人们可以根据自己的需要对这些要素进行适当增减，可对于会议专业人士来说，全面考虑这些要素则是一件必须要做的事情。
 2，会议运营管理三原则
虽然会议策划需要考虑的因素有很多，真正影响会议运营管理的原则却主要有三个：成本、效率与体验。无论是过去的会议、现在的会议，还是未来的会议，都是这三个因素及其相互关系综合表达的结果。
比如，企业要举办一个会议，策划人需要按照会议的特点及企业的要求，对这三个因素进行综合权衡，然后做出决策。企业可以有以下几个选项：一是少花钱，快速把会议开完。这时候，会议现场及目的地体验就只能放到最低点，甚至取消。成本低、效率高的最佳解决方案是网络会议。如果一定要见面开会的话，那么办公室会议、机场会议等，就是不错的选择；二是把现场体验放在首位，效率放第二，成本放第三。只有线下活动才可以满足这种需求。这类重视现场体验的会议类型包括发布会、答谢会、客户见面会等；三是把目的地体验放在第一位——希望参与者深入体验目的地的文化与旅游，并因此留下美好回忆。这样的会议就不能太讲求效率和成本。强调目的地体验的会议主要有奖励旅游、年会等。当然，大多数会议类型都可以根据需加大目的地体验的分量。
3，企业战略会议管理策略
企业战略会议管理（SMM）是本世纪初由全球商务旅行协会（GBTA）与美国会议业界联合推出的一项旨在提升企业会议管理能力的工作计划。十几年来，美国的会议采购人、策划人与会议业界的专业人士一起，积极探索企业会议管理新模式，为美国企业会议管理水平的提高做出了重要贡献。
SMM计划的要点是，通过企业与会议产业界的共同努力，将企业内部会议相关的各项工作协调一致，统一管理，以达到提升效率、节省费用、规范管理等目的。
根据有关机构的统计，全美大多数中大型企业都加入了该计划，并取得了很好的效果。目前，在美国，该计划正在由中大型企业向中小型企业发展。

 二，下列类型的会议将会得到更快发展

1，低成本、高效率类型。
日常工作中，大多数会议的要求并不复杂，常规协作与沟通占比例较大。在这种情况下，在办公区域内快速开会，或者举办网络会议，就成了主要选项。当然，办公区域内的会议与协同办公性的网络会议，不存在会议现场的特别体验，更不会带来旅游相关的愉悦感受。
2，体验性会议。
所谓体验性会议，就是将参会者在会议过程中、目的地等的感受作为主要工作内容（之一）的会议。会议体验主要包括两部分，一是参会者在会前、会中、会后对于会议运作过程的感受；二是参会者在会议举办地获得的休闲、旅游、文化等方面的体验。
第一类会议体验是会议的有机组成部分之一，会议目标的达成与参与者现场体验的效果直接相关。根据体验在会议目标实现中的重要程度，可以将会议分为两种——一是常规体验型，另一种为强体验型。大多数企业会议、协会会议、政府会议都属于常规体验型，会议组织者对于现场的设计、布置、视听、灯光、网络、技术、服务等有一定的要求，但基于成本等方面的考虑，组织方不会在这方面投入过多。即便是常规体验型的会议，会议参与者对于会议现场的体验也有基本要求的。如果多数人对于会议的感觉不好，那会议目标的实现就会收到影响；关于强体验型会议，由于对于场地、环境、设计、布置、视听、搭建等的要求超出常规标准，所以成本往往比较高。尽管如此，这种会议方式也是经常被使用——新品发布、客户答谢等。强体验型会议的使用频率，与该国家社会经济发展水平呈正相关关系。
第二类会议体验则是会议组织者带给参会者的一种附带价值，而这种价值随着人们生活水平的提高正变得越来越重要。
我们知道，协会类年会通常是在其会员覆盖地域范围内流动的——全国性协会的年会在全国流动，全球性协会的年会在全球流动。促使协会年会流动的原因并不复杂，一是为了照顾不同地方会员的发展；另一方面，也是更重要的，就是参会者可以利用参加年会的机会，体验不同目的地的文化与旅游。在经济能力允许的条件下，安排相关工作人员到各地参加会议，顺便获得当地的文化旅游体验，被认为是现代组织机构的明智之举，无论这个机构是企业还是研究与教育机构、社会团体等。
奖励旅游是企业以旅游为载体激励优秀员工或经销商等的一种会议方式，这种方式带有强烈的目的地文化旅游体验性质。一个国家的社会经济越发达，企业采用这种方式进行激励的可能性就越大。
3，虚拟会议（virtual meetings）、网络会议(internet meetings)。
通过现代技术、互联网等虚拟面对面场景而举办的会议。与现实中的面对面会议相比，此类会议的要素并没有发生根本性的变化，只是会议地点是虚拟的。此类会议成本低、效率高，大家只需要在各自的办公或者生活空间，通过互联网连线即可。有几点需要说明的是：
其一，虚拟会议系统可以与工作系统结合在一起。现在很多办公系统都支持虚拟会议，一边办公，一边开会，极为便利。
其二，虚拟会议的现场感需要再提高。从目前的技术效果看，虚拟会议的现场感较弱，组织方难以借此开展互动程度较高的活动，比如深度探讨、业务洽谈、商务社交等。虚拟会议在技术上有待于不断突破。
其三，虚拟会议不会改变人类社会面对面会议的基本需求及运行模式，也不会在很大程度上取代或者减少现有的面对面会议。视频会议、网络会议等虚拟会议模式已经存在多年了，没有发现面对面会议因此而减少的迹象。虚拟会议的确为人们提供了一个很好的选项，提升了工作的效率，降低了沟通与协调的成本，发展前景十分可观。可面对面会议的价值就不仅仅是沟通和协调那么简单了，很多管理、商务、科研、社交等问题，面对面深入交流才是最好的解决方案。至于那些体验诉求比较强烈的会议，更是虚拟会议不可替代的。面对面会议与虚拟会议，两者各有优势，故而并行不悖。
4，平台性会议。
如果一个会议的参与方不只是两方，而是三方甚至更多，会议的价值实现需要通过多方互动才能完成，那么这个会议就可以被称为“平台性会议”。行业年会就是典型的平台性会议，它的参与方通常是多方面的：嘉宾及演讲人、参会者、参展商等，而且参会者、参展商又可以被分为多个细分领域。从目前情况分析，中国平台性会议主要有如下几个特点：

● 规模不断增大，分项活动越来越多；
●参与者范围不断扩大，国际参与者占比持续提高；
●会议运营管理日趋规范，品牌影响力不断增强；
●数量呈明显增多趋势。

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