青道观点： 会期应该有多长

一个会议究竟开几天合适，还真不是一个简单的问题。

当今中国，各个领域竞争都很激烈，人们普遍感觉压力大，因而很难静下心来去参加会期很长的会议。所以，国内的很多会议，除了行政性的和专题培训等之外，绝大多数会议都是一两天就完事儿了。如果有人一定要把会议开上三四天，那后面的两天恐怕就剩不了几个人了。这种情况正常吗？我们会永远用这种方式来策划会议、参加会议吗？既然这么忙，我们不参加或者少参加会议行不行？发达国家的人怎么开会，他们也像我们一样忙于应付各种会议吗？

过去，交通条件不好，通讯条件也差，见一次面不容易，总觉得有很多问题要解决，所以会期相对比较长。根据目前掌握的资料，历史上会期最长的国际会议是1814年9月至1815年6月举办的“维也纳会议”，拖拖拉拉开了快一年。1919年“巴黎和会”的会期就短了一些，开了六个月。二战以后政府间国际会议的会期就开始缩短了，一周左右的时间比较常见，如今更是3-5天。国际学术会议的会期也有一个变化的过程——早期很多国际会议都要开上一周以上，而如今约有八成会议的会期在3-5天（ICCA数据）。

会期还会近一步缩短吗？以前一些人预测，互联网时代的到来会大幅度减少面对面会议的数量，对于那些一定要开的会议，会期也会压缩到很短。可事实情况是，互联网非但没有减少面对面会议的数量，还在很大程度上提高了人们面对面的频次。从国际范围看，进入移动互联时代之后，一两天的短期会面大幅增加， 3-5天中等时长的会议也有一定程度的增多。

当然，这并不是说互联网对于会议没有影响。

如果说交通、会议设施及其配套条件的改善，使开会变得更为便利的话，那么互联网对于会议的影响则更多地体现在会议内容及参会者价值方面。

客观地讲，互联网对于压缩会期是有帮助的。我们知道，会议的主要作用之一就是传递信息，而互联网的出现，让这部分简单信息传递的功能从会议中剥离了出来。这就迫使会议组织方和策划人，想方设法为参与者带来更多互联网不能带来的信息。不过我们知道，会议的作用不仅是简单信息传递，它还有很多其他方面的价值，而这些价值的获得是需要参会者在会议中花费一定时间的。所以，会期的压缩是有一定限度的。

会期长短会受到哪些因素影响呢？实际上，它是会议价值与会议原则在动态中相互平衡的结果。

先说会议的价值。

无论你是什么人，也不管你有多少抱怨，只要你想在这个社会上生存得更好，你就得参加各种类型的会议。为什么呢？因为会议可以给你带来其他方式无法带来的价值，而这些价值对你及你所在机构的生存和发展很有用。会议的价值包括学习、观点分享、讨论、社交、业务与激励等。

会议是成人学习的主要途径，也是一个人专业能力提升的有效方式。无论是通过大会、分享会、小组讨论、群体激励的方式来学习，还是通过专门的培训来提升自我，都是需要一定时间来完成的。

社交是会议的主要功能之一。不在会议中花费足够的时间，你就很难在会前、会中及会后的交流互动中取得社交方面的收获。

在会议中开展业务同样是一件很费时间和精力的事情。可尽管如此，没有几个商务人士愿意错过专业会议中的营销及销售机会。

正是因为会议价值的存在，以及兑现这些价值需要一定的时间，所以会期的压缩空间并没有人们想象的那么大。

如果说关于会议价值的分析是定性的话，那么会议的原则就是从定量的角度进行考量的。

支配会议运行的原则主要有三个，即效率、成本和体验。

效率。如果把效率作为会议的第一原则，我觉得一点都不为过。总体而言，会议是工作的手段，而工作就必须讲求效率。在这个原则支配下，能一个小时开完的会不要半天，能十个人解决的问题不要二十个参加，能在办公空间内举办会议就不要到酒店去，能在本地开会就不要去外地或者外国，等等。“交通便利性”为啥会在目的地、场地、酒店选择中排首位，就是这个原因。

成本。经济学的一个原则是，脱离成本，不谈质量。因此说，会议价值的获得，会议效率的提升，都要以成本作为基本条件。与会议相关的成本包括：资金、时间、人力、物力等。成本原则告诉我们，在获得同样效果的条件下，要尽可能花更少的钱、更短的时间、更小的人力和物力。

体验。我们知道，对于会议效果的评估是很难量化的，所以会议参与者的主观感受往往就是衡量会议优劣的主要手段之一。人们对于会议的一系列主观感受，被称为“会议体验”。我们发现，为了获得更好的会议体验，会议策划人和参会者都愿意在一定程度上延长会期，并为此付出更高的成本。

关于会期，有一点需要说明的是，人们在不同环境下看待会期的心态是不同的。比如在眼下的中国，社会经济处于激烈的变动当中，人们很难沉下心来，将自己投入到一个为期3-5天的会议当中。不过这种情况不可能永远持续下去，等到将来有一天各方面情况相对稳定的时候，我们的态度就会发生变化。到了那个时候我们会发现，在一段时间里，把精力集中到一个重要会议上，可能更划算。