MICE文档中的“内外有别”

会奖行业（MICE）是一个知识密集型和经验密集型行业。在工作之中产生大量的沟通、执行交付、文档。

 但事实上，经常容易忽视的一个问题是文件的使用对象存在“内外有别”。

 什么是内外有别？

1.    各类报告，即便是同一份报告内外有别，即给内部看的，也有给外部客户和合作伙伴看的。

2.    各类计划，即便同一事情的计划，内外有别。特别是涉及到人、财、物的计划。

3.    各类方案也是内外有别的。 

为什么有内外有别？

1.    首先是每一个人（每一个阅读者）的关注点不同，侧重点也不同。每个层级关注的内容不同，同一层级，内外又存在不同。

 如果同一份报告和方案，向外部客户汇报，外部客户关注：这份工作的功劳、亮点，回报的内容侧重成绩，要能为客户做嫁衣，成就客户，帮助客户成功的同时也是展现自己的成绩和专业性。侧重展现成果，出品质量。

同一份报告，如果是呈报给内部，除了汇报价值和意义之外，更应该关注的是经验教训、风险管理，能够为自己找出自身的问题和改进方向，为同事提供指导，为领导提供决策依据。因此，内部方案聚焦怎么落地，怎么管控风险，注重细节、查出并分析问题。

所以，开总结报告的时候，要分别召开，分别是对外的还有内部的总结会，准备的材料侧重不一，会后报告也至少有两份。

2.    商业价值信息量的权限不同。

所谓客户有知情权也只是有限和相对的知情权，商业上必然存在各自的商业信息，经营信息、知识产权、数据产权。

有的信息只能内部纰漏，不能对外。即便能对外的，由于涉及到多客户主题，产业存在更精细化的内外有别。比如，承接一个国际大会，一个预算可能有四五份版本，一份是内部业务部门的，一份是本土承办方看的，一份是国际客户(国际组织)看的，每一个版本不仅侧重点不同，收支结构，结算方式和花钱方式也不同，必须分开，这是最考验项目经理识别能力的地方。同时能够让四五份预算版本逻辑自洽是很难的，还要经得起各类交付审计。

3.    内外有别能提高满意度

每个人都很忙，没有时间看信息过载的东西。只提供相关方要看的东西，不仅能规避上述风险和问题，还能提升阅读者满意度，提升专业度。

 怎么样做到内外有别？

 1.    首先问问这份文档是谁看？

很多时候，往往有一个误区，就是把布置任务的人当成了阅读者。领导让你做一份方案，也许是他自己看，也许是他发给客户，也许是他要跨部门的同时看。如果自以为是给领导看的，那么做出来的东西肯定是要返工的。比如，领导要做一份案例分析，可能是他要去演讲，也可能是他要发给客户，也可能是他要发给供应商，最终的读者才是真正的读者。 

所以最高效的方法是：接到问题之后，不妨多问几个问题：

1）  最终是给谁看的？身份是谁？

2）  目的和侧重点是什么？（关注点是什么）需要详细到何种程度？

3）  什么时候要完成，以何种交付物完成（PPT ,word，还是信息图） 

Recap很重要。问清楚之后，最好要复述一下：目的是请对方确认判断是不是理解正确，若是最专业的人士还会写一个简单的书面记录请确认，一般用三五句话写下自己的理解。为什么说的和听得不一样的，从认知角度看，有的人是更善于阅读理解，有的人善于听力理解。Better than read, better thanlisten。 

最好的办法是，在做之前，先做完一个目录大纲，或画一个流程图，给对方确认，不然又是半天时间浪费了，都是巨大的成本、

 以上，明白了对象和侧重点之后，才能内外有别。

2.    判定内外有别的尺度

除了内外有别之外，不同阶段也有别，比如，同样是给客户看的案例和方案，问清是在询价、竞标阶段还是合同签订阶段。不同阶段交付内容详尽程度不一，需要识别。

 对外的文件特别要谨慎，不仅是专业性的体现，也涉及到商业秘密，不能号线办坏事，写了不该写的或者漏掉了需要回报的。尺度把握问题的最简单方法是，发出去之前请有经验的人，相关部门（市场部、财务部）或直接主管审核一下，越是超级公司，流程越慢，需要提前沟通。

 无法识别怎么办？最简单的是反复问，不要怕问和羞于问，问一问，双方的理解都会进一步加深，都能学到东西，甚至会产生改善和妥协的最佳结果。

 对外的文件，不管是否价值高，要在文件醒目位置，如封面右上角注明本文件的阅读对象（如呈现给xxx部门），保密条款（仅限客户项目组内部看、内部保存，妥善保管、未经许可不得纰漏等字样），这样对外部也是一个约束作用，不然你的文件极有可能出现在竞争者的桌面上了。

3.    同理心

最简单的判别是，如果我是文件的读者，为了高效完成工作，我希望获得哪些合理的信息？多以，做的好的报告，都有概要和摘要，尤其是是汇报给大领导的，前面有摘要后面有详情，他没时间就看摘要，有时间就看详情。这是一个简单的博弈论问题（四种组合的最佳博弈）。