青道观点：会议价值公式

　　也许是因为会议在我们的工作和生活中太过常见的缘故，没有太多人愿意静下心来去思考会议价值问题。我们经常会说，会议是一种工具，用来讨论问题、解决问题；会议是人类群体面对面的一种手段，是人类社会生活的一种表现方式。除了类似简单描述之外，也有比较正式的定义：UNWTO（世界旅游组织）在一个会议产业研究报告中，用六个词来描述会议的价值：学习、讨论、观点分享、社交、业务和激励。这些描述就够了吗？我们每天都在乐此不彼地举办或参与各种会议，其中的原因就这些吗？我在想，会议在现代社会生活中能够占据如此重要的地位，原因一定不止于此。以在华举办的某大型国际学术年会为例，想想下列群体参加会议的原因：

　　国际学术组织为什么要组织这个会议？

　　中国相关的学术团体为什么要申办这个会议？

　　这个会议来华举办对国家有何意义？国家领导人为何同意到这个会议上致辞？

　　以PCO、DMC类供应商参与的目的什么？

　　赞助商、参展商呢？

　　嘉宾、演讲人呢？

　　国际国内的参会者为什么愿意花费金钱和时间来到举办城市参会呢？

　　参会者所在机构愿意花钱派人参会的动机是什么？

　　举办地政府为什么愿意花钱出力以让这个会议落地本城市呢？

　　举办地的场所类、服务类供应商 积极参与的目的只是经济收益吗？

　　要想说清楚以上群体参会的目的，以往关于会议价值的解释就不够了。大型国际学术年会具有参会者人数多、会议形式复杂、与会者群体类型齐全、参会者来源多样化等特点，对于这类会议的分析，有助于我们了解各类与会者群体的参会动机，深入认识现代会议的价值。

　　对于任何一个事物的认识都需要一个过程，会议也一样。综合分析，阻碍我们全面、深入认识会议价值的原因，至少有以下两个方面：

　　提到会议，几乎所有人都知道它有什么用处，可以说一点神秘感都没有。可是很多人好像不太清楚，会议极其复杂，我们身边每天发生的小型工作会议，与另外一个地方举办的万人国际学术年会相比，虽然都叫“会”，但两者的共同性实在是少得可怜。会议的常见性、普通性特点影响了我们对于会议价值的深层次理解。

　　很显然，不同社会经济发展阶段，人们面对面交流的方式是不同的，别说一千年前、一百年前举办的会议与今天的会议有巨大差异，即便同一个会议，十年前和今天相比，也肯定不是一回事儿。

　　会议价值的发展变化，一定与社会进步密不可分：

　　1、会议是人们社会生活最紧密、最集中的反映方式之一。

　　会议具有强烈的时代特征——社会、经济、科技、文化等都会以某种方式在会议中表现出来。

　　社会经济发展初期，个人与机构的消费能力弱，对于会议的诉求也就没有那么高。这时候，人们参加会议的目的比较简单，只要是见到了某个人，或者解决了某个问题，就感到满意。会议对于举办地政府的价值也远没有现在那么大。可是到了经济高速发展阶段，温饱问题解决了，人和机构面临的问题也随之发生了改变，人们对于会议的期待当然也不一样了。

　　作为“工具”的会议很容易理解，说白了，就是遇到问题开个会就行了。可是“平台”就不同了，它的作用机制要复杂得多。“平台”是一个多方价值互动的地方，每一方都期望从平台的互动中获取新的价值。换句话说，“平台”就是多方价值的链接者和新价值的创造者。从“工具”到“平台”的变化，是一种跨越性的变化，是社会经济进步的一种必然。

　　仔细观察你会发现，我们身边有越来越多的重要会议、高端会议在举行，这些会议在我们的社会生活中所占的分量持续增大。这些重要的、高级别的会议，大多数都具有平台性质。我们正在进入一个以平台会议为主导的新的会议市场发展时期。会议平台化之后，更多有影响力的机构和个人参与其中，包括国家、城市、社会团体、企业、知名人士等，这又反过来促进了会议影响力的进一步扩大。这一点正是现代会议带给我们的最有价值的东西之一。鉴于平台会议的价值与日俱增，创办新的平台性会议，或对原有的会议进行改进提升，再或是将原有的会议变成某个平台性会议的组成部分等，将成为越来越多机构和个人的选择。

　　会议平台化之后，组织者、参会者等的价值也得到了强化。主要包括：

　　与一般会议相比，主办、承办平台性会议，组织者能够在品牌影响力、收益、会员价值、业务发展等方面取得更好的收获。

　　参会者个人及所在机构价值。与会者参加某个会议，不仅是个人的事情，更是其所在机构的事情，因为参加会议是一项公务活动，费用由机构承担，担当着机构的使命。因此，参会者的个人价值和机构价值总是交织在一起的，难以分割清楚。UNWTO在相关报告中关于会议价值的分析，基本上反映了会议参与者及其所在机构对于会议的基本诉求。由于机构的参会价值需要通过与会者个人来体现，会议组织方越来越重视与会者个人价值的回馈。另外，对于参会者个人而言，随着社会经济的发展，举办地的旅游价值——特别的文化体验、心灵体验正变得愈加重要。

　　任何一个会议都可以为举办地带来经济收益，但平台性会议除此之外还可以在区域影响力提升、产业与科研进步、会奖旅游发展等方面给举办地带来额外的益处。国家及地方政府愿意花力气创办或引进重要的平台性会议，其用意主要在于后者。

　　通过以上分析可以看出，会议已经演变成了参与者多方价值汇集、碰撞并产生新价值的综合性平台。所以，会议的价值公式更应该是这样的：

　　会议价值=参会者价值（个人价值+机构价值）+组织者价值+举办地价值+赞助商及供应商价值=各参与群体所需要的新价值

　　其中，参会者价值是会议平台价值的基础。这里的“参会者”是指包括与会代表、参展商等在内的与会人员的统称。参会者价值公式如下：

　　参会者价值=会议价值（通过学习、讨论、观点分享、社交、业务、激励等方式获得的价值）+会议体验价值+旅游体验价值

　　这里加上“会议体验价值”，是因为会议价值产生作用的前提是参会者良好的会议体验。换句话说，如果与会者感觉不好，会议价值都无法被带回家。至于“旅游体验价值”就更好理解了，因为潜在参会者是否选择参加某个会议，既有会议本身的因素，也有旅游体验方面的考量。

　　假如把所有会议都看作是“工具”，包括工作区会议、市场性会议，以及简单会议、平台性会议等，那么它很可能是全世界最复杂多变的“工具”类型。想用一个简单的公式把它们都套进去，肯定不那么容易，但我想这种“公式化”的尝试还是很有意义的，一来可以帮助我们深入了解会议的价值，不再让会议“混沌一片”；再者还有助于我们驾驭会议这种“工具”。