青道观点：会议组织者选择会议酒店的途径

文/王青道

     姚望先生从会议产业的角度，把会议分成两类，一是内部会议或工作会议。这一类会议与会议产业没有太大关系，它们基本上不使用社会资源；另一类则是商务性的会议。这一类会议通常要借助于会议产业链相关方的力量，才能达到预期的目的。我们说的会议组织者，指的就是组织后一种类型会议的机构及其相关人员。
会议组织者与会议酒店，在会议产业链中，一个是采购方，一个是供应方。那么，会议组织者通常是通过什么途径来找到适当于自己的会议酒店的呢？
    美国的会议组织者选择会议酒店，首先是通过专业的会议公司。这类会议公司也被称为site-selection firms(会场选择公司)。美国排名最靠前的三大会议公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe，其业务内容除了为客户提供会议解决方案之外，最主要的一项工作就是帮助客户选择合适的会议酒店；其次是通过专业的媒体和专业信息通道。美国有数十个会议相关的行业组织、20多种专业的会议刊物，再加上差不多每一个城市都有的、把会议组织者作为主要服务对象的会议及旅游局等等，信息传递的渠道是通畅的，传递的信息也可以说是全面而准确的。
    我们国家的情况与美国有着很大的不同。一个国家会议产业不发达的一个重要标志就是其会议公司相对弱小。我们国家的情况就是这样，第三方会议公司目前还没有能力担当起这项工作。还有，我们的会议组织者及会议酒店方面的专业组织也才刚刚开始运作；专业的媒体数量少而且影响力也不够；各地的旅游局也没有为本地酒店拉会议的职能。
    那么，我国会议组织者与会议酒店信息联络的主要纽带是什么呢？《会议》杂志近期对参加“会议组织者联谊会”活动的社团组织会议负责人进行了一个简单的调查，结果显示，在选择会议场所时，“经验和别人介绍”排第一位，其次是网络搜索、找当地的会议服务公司、旅行社等。由此不难看出，我国的会议产业中信息的对称程度很低。一直以来，好像没有太多的人把“选择会议酒店”当作会议组织工作中“最大的难题”，更没有很多人会去探究这种不对称的信息传递模式所潜藏的危害。不得不说的是，这种片面的、不充分的酒店选择模式，对会议组织者获得最优的性价比、实现最佳的会议效果是不利的，对会议酒店业的发展也没有正面的鼓励作用。
    在健康的会议产业运行模式中，产业链各方之间信息传递是通畅的，传递的内容也应该是全面的、准确的。在一个相对公正透明的信息框架内，会议组织者可以比较容易地找到合适的会议酒店。反过来，对于会议酒店来说，在这种模式下，真正设施过硬、服务一流、性价比得当的优秀的会议酒店，一定能得到市场的普遍认可。