大主办或其委托的公关公司都很聪明、很有想法，想把会展活动做得有趣有料，对场馆会提出诸多要求。
场馆只能被动接待吗？还是可以依靠经验和智慧去引导客户、增加收入，实现双赢？
场馆能比客户更机智吗？
阿里巴巴设计周5月14-18日在杭州国际博览中心举行。
这个活动是一个混合了会议、展览、体验、线上、线下、国内、国际的综合性活动，既针对B端企业用户，也对普通百姓开放。会议论坛和展览都是售票的，还有现场零售。
主会场使用了杭博的4D展厅，面积9600平方米。
展区使用了4C展厅（面积 9000平方米）以及4D和4C展厅的序厅（面积 3700 平方米），合计1.3万平方米。
阿里巴巴设计周还使用了3楼和4楼的部分会议室。
用餐区域设在3B展厅，面积8300平方米。
该活动共计吸引了 3.5万人次到现场观展、听会。在4D展厅内主会场摆放的椅子数量为4500把。
这个活动非常火爆，来自全国各地的设计师和爱好者蜂拥而至。有一个数据可以佐证：截止到5月18日22:00，观看照片直播的有481万人次。
我问杭州国际博览中心唐雪总经理这个活动总收入有多少，她笑而不答。看来，收入不低。
2019年4月27-28日，阿里巴巴设计周的前身UCAN 设计大会在杭州国际博览中心举行。
2019年阿里巴巴设计UCAN大会的展览区
超过4300多位来自世界各地的设计师参会。4D展厅外3000平米的序厅开辟为设计展览区、饮食与休息区。
在杭博看来，2019年大会有个小缺憾，就是对这个大会的参会群体没有足够精准的把握---他们年龄多大，从哪儿来，本地居多还是外地居多，主要从事什么工作，上班是996还是12点上班半夜下班，喜欢吃什么喝什么等等，用时髦的话说就是参会参展群体画像不清楚。
图片2021阿里巴巴设计周
因为大会不包午餐（2050、造物节的会议门票都是不含午餐），导致的结果就是没想到4000多人中不少人喜欢吃西式的，而不怎么喜欢吃中餐。
去年，阿里巴巴Ucan大会因疫情原因没有在线下举办。
在唐雪总经理看来，会展场馆如果被动式销售，被动式接单，对客户言听计从，慢慢团队就失去了活力，而收费涨价又是敏感的，因而总收入难以提高。
而各方都在强调的服务质量必须靠有经验且数量合理的员工，降本增效至少不能降员工的薪酬和必要的员工配备。举个简单的例子，卫生间配备的保洁员不足，必然导致客人的体验差。
杭博在自己的权限内对每个活动都会收集数据，比如到了多少人，会场坐了多少人，展厅里进了多少人，自助餐和桌餐的用餐人数和受欢迎的菜品有哪些，配套酒店的住宿情况等，在活动结束后进行内部分析，日积月累，就形成一个对政府展、政府会议、学术会议、消费展、企业会议等不同性质的活动数据库。
有了数据库，就能得出该类型活动的消费偏好和人数衰减变化。
好了，这时候跟主承办前期沟通，杭博的经验值就派上用场了，销售人员、项目协调运营人员就能给出一个漂亮实用的组合方案，客户大多欣然接受。
唐雪总经理还说了一句话，意思是，如果有可能，要选择自带传播效果（即PR公关价值）的风向标活动，这样就能扩大场馆的知名度和影响力。
确实，阿里巴巴设计周和杭州国博，属于互相成就。
会展场馆能不能比客户更聪明、提出更优方案？
阿里巴巴设计周反映了一类活动的特点：既不像会议又不像展览，观众听众是年轻群体，有购买力，接受知识付费，喜欢娱乐、体验、时尚（包括设计和氛围营造），比较讲究吃，也愿意为好吃的付费。
主办方这次提出了两个难题：
1、每天中午的自费用餐人数：没有保底人数
2、希望从外面带几个品牌的西式快餐进来。
对第二个要求，杭博没同意，因为杭博自己已经有能力提供西式快餐了。
对第一个问题，近几年接待的类似大型活动积攒下来的大数据秀肌肉的时候到了。
科学预估每天在杭博购买餐券的用餐人数
细分男女比例，显然设计师和设计爱好者以年轻女性为主
偏爱西式快餐以及咖啡、奶茶、西式点心
注重营养，低卡路里
女性的饭量不大
提供好吃的餐饮，对年轻人胃口的餐食
使用3B展厅，全部用来当做食街
总有一款适合你：中式盖浇饭、面条、西式快餐、咖喱、西式面包甜点、咖啡、奶茶等
不同价位，经济实惠
精选食材，营养健康
明档分布在展厅两侧，减少排队主办方配合，安排志愿者进行引导
在14日中午，人们在西式快餐的档位前排起了长队，因为鸡米花、烤肠、汉堡需要现场制作，相对费时间，也说明年轻人对西式快餐的偏爱
麦可爱 是杭博研发并制作的西式糕点的品牌，可口好味道，售价比外面的便宜
会展中心的可租用空间是固定的，但仍然有新文章可做，有新潜力可挖。
改变“用途”
临时改变场地的既定用途，把展厅变成会场，把会议室变成展厅，在公安消防批准的前提下把序厅变成展示体验区。
首先满足客户活动的需求，尤其是展览和会议紧密融合在一起的需求，同时不减少总收入，甚至可能增加收入。
大家关心的是展厅当做会议室来卖，因为租金不同，会展中心收入会不会少了？
对于这个问题，杭博销售部的小伙伴跟我说“不一定”，因为想用展厅做会场的主办方通常会在现场搭建上有预算，比如作为主会场的4D 展厅就搭了三天，而且吊点也都是收费的。
Again，这里涉及到收益管理的问题。
广告点位，从空中到脚下到柱子
既然客户想在传播营销上取得好的效果，现场的氛围营造就需要更多空间。
除了常规的广告点位，还可以充分利用每一片空间，比如柱子，比如台阶。
文章来源：会展BEN
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