疫后会展活动设计的15个新变化

新冠肺炎疫情正在改变旅游业、会展活动业、娱乐业等很多行业。抓好常态化疫情防控，需要会展活动做出适应性调整。

“疫后，行业肯定将恢复”，英国新黑色活动公司（The New Black Studio）董事丽贝卡·布雷南-布朗（Rebecca Brennan-Brown）认为，“但会展活动业将大大地不同于以往。”

下面为丽贝卡·布雷南-布朗的见解。

选择了会展活动的策划和组织这个行业，但目前又无事可做，让我们魂不守舍。有太多的事情是我们无法预料的，但毫无疑问，这个行业一定会复苏。

无论是在疫情前还是疫情后，参会参展客人的安全都是摆在第一位的。当我们在会展中心、酒店等场地举办活动时，场地方也必须调整并适应新需求。疫情发生后，很多因素发生了变化，因此，线下会展活动的设计、策划和组织实施都要加以重新思考。

社交隔离措施将很可能持续相当长的一段时间，这就意味着相比以前，现在需要更加重视评估活动的可行性和目的性。

我们花了大量时间跟客户、供应商和同行进行沟通，汇总他们的想法，最后形成了《活动产业的前景》报告。以下是会展活动的设计策划将要改变的15个方面。

1

对更大场地的强需求

High demand for bigger venues

加大物理间隔的最简单粗暴的方法就是加大会展活动场地。我们预计对更大场地的需求将显著增加，因为主办方一定会采取措施尽可能地加大参会客人、参展客人之间的间隔距离。

2

取消剧院式座位

No theatre-style seating

我们公司不是很喜欢剧院式坐席安排，因为这容易让参会者藏在人群中，无法让参会者与他人互动。

Cabaret歌舞表演座位

相对来说， 歌舞表演式座位（cabaret，每张小圆桌通常坐4人）或U型摆台更好一些，这两种摆台方式可“强迫”参会者与同桌、坐在前后的同行进行交流和互动，而且，参会者也容易坐得开一些。

3

无接触式注册签到

No contact registration

注册签到台是一个会展活动搭建里最主要的部分，但提供了大量接触机会，比如说，客人到了签到台、拿到胸卡之前，已经有多人接触了这个证件的表面。因此，需要考虑如何减少接触。

客人在家里或家门口打印胸卡也许是个有效办法，当然胸卡上要有识别码。这同样也适用于磁卡---让客人自己打印用于扫描的识别码。

4

展位之间的距离

Distance between exhibition booths

在展厅里，司空见惯的是展台塞得满满当当，边边角角都是展台。当然现在，这些展厅被用来临时当做方舱医院或食品仓库。

当会展中心恢复营业时，我们要警惕可能的病毒，应把展位和展位之间、展位和展厅的墙/隔断之间的距离放大一些。

5

无人展台

Unmanned exhibition booths

主办方要考虑控制展台上的工作人员的数量。参展企业当然希望多派人手到展台，但如果所有展台都是无人值守的，会不会很有意思？这实际上鼓励展商把注意力放在展会后跟客户的跟进和互动上。

展会上少了小蜜蜂的骚扰、少了尴尬或者感觉不是被“卖给”展商了，这会让观众舒服得多。人与人之间的互动需求会不会占上风？

我们还需要聪明地思考如何保证观众/听众之间有足够的互动，但同时人和人之间的身体接触减少了。如何把展台设计得夺人眼球、有创意将十分关键。

6

再见，圆桌摆台

Goodbye round tables

很多主办方在开会时喜欢把圆桌摆得很紧凑，1.5米直径（5英尺）的圆桌坐10个人。实际上，10人坐在一张圆桌上有点儿挤，不过那是疫情爆发之前的事了。

可以考虑长条形桌子作为替代方案。标准的一个人的宽度是2英尺（约61厘米），不过从行业的实际做法来看，我们应把这个宽度至少翻一倍，即1.2米。一张标准的6英尺（1.8米）x 3英尺（0.9米）桌子，你可以安排5人坐在你左右、展开讨论，同时满足安全的间隔距离。

7

麦克风和APP

Microphones and mobile apps

在会议的问答环节，特别有仪式感的是话筒一路被人递到那个提问者手里（还有专门的工作人员负责递话筒！）。现在不行了，怎么办？

会展活动的APP这时候好像可以大显身手了。现在有非常多的APP应用，可以让参会者用自己手机扫描屏幕上的二维码直接向演讲嘉宾提问，而不再用麦克。

8

消毒站

Sanitiser stations

从今往后，会展活动必备的就是消毒站了。谢天谢地，现在订货容易多了。

在我们看来，消毒站在酒店和会展中心将到处可见。

9

取餐台的变化

Changes to catering stations

会展餐饮的常见形式就是自助餐，但问题是取餐的长柄勺、长柄叉，被那么多人触摸，真的安全吗?

打包餐盒是个很有实际意义的备选项。厨房制作的餐盒，可以大量减少接触，而且卫生是有保证的。

10

咖啡和茶

Tea and coffee

大大小小的会议，都少不了咖啡台和茶水台。桌子上堆满咖啡、茶杯、糖包、茶包，很可能也要变成过去时了。

一次性杯子比以前将用得更多，在现场服务的服务生要得到良好保护。

11

坐着聊

Seated networking

毫无疑问，人们来参会、参展的主要目的之一就是社交联谊，我们需要找到一个可行的方法确保人们能够安全地聊天。

又要保证合适的社交距离，又要保证喝酒聊天的氛围，那坐下来或者类似的做法，快速进行社交联谊，这是较为容易组织和控制的。

12

快速清洁消毒

Quick cleans

组织一个会议活动，必定少不了一个专业的音频视频技术人员（团队）。那么，你现场执行团队是不是一定得有个负责消毒清洁的专业人员？当一大群人离开展厅或会议室时，也许需要有一个人或一组人快速地对场地进行消毒清洁。

跟以前相比，对门把手、各种可接触的表面和设备进行定时清洁消毒，更需要专业技巧和专业用品。

13

标识

Signage

对于一场成功的会展活动而言，标识、引导指示牌必不可少。除了展厅和会场里主办方设置的固定引导标识，需要根据情况随时增加足够的人员举牌引导观众和参会者，或使用电子指示牌。

14

人数减少

Decreased numbers

单场的会展人数减少是个不争的事实，但在可预见的将来，我们必须注意到活动人数将急剧减少。人数更少，意味着被感染的风险更低。

15

环境保护

Environmental factors

虽然新冠肺炎病毒的防范和控制是当务之急，但就我们所在的行业来说，过去多年的关切始终是举办环境友好型的活动，我们为此付出了大量努力。

做好常态化疫情防控措施的同时，我们应珍惜我们投入多年才取得的成果。只要有可能，我们就要减少对资源的浪费和对环境的破坏。

现在科技发展很快，从可生物降解的刀叉到用废弃塑料制成的U盘，我们比原来有更多的选项来组织环境友好型的展会。

来源： 会展BEN