不知道2020年会议活动该如何办？收藏起来慢慢看！

2020年开年以来，一系列的全球紧急事件使世界经济遭遇了严重的挫折，活动行业作为面向市场的前端也受到了广泛的冲击。如何在短暂的停顿中汲取继续前进的力量，这是值得所有会议从业者思考的课题。在一个以技术为主导的世界中，活动行业仍是维持人类现实互动的重要组成部分。活动专业人士或许可以借此次机会，通过这份2020年十大趋势的解读，重新认识自己的定位，进一步思考未来的活动该如何进行。 
2020年度会展活动行业十大趋势是活动行业在线媒体EventManagerBlog于近期发布的行业趋势预测。通过对过去2年内的2000多个活动、3000多位活动专业人士以及300种活动技术解决方案的调查、采访和分析，总结出了以下十个趋势：

1.线上虚拟会议

据环保媒体PlanetWatch报道，贸易会议、展览行业一年可产生60万吨垃圾，就行业规模而言，是仅次于建筑业的第二大垃圾制造者。同时，各类活动参会者乘坐的飞机和火车等交通工具也被认为对环境造成了巨大的负担。
随着可持续发展成为活动行业的重要一环，非交易性活动的现场参加人数（即教育，讲习班，一般性学习）或将逐步减少，虚拟出席成为新的趋势。360度视频、虚拟网络房间以及各类配套的评论和协作功能将会是未来虚拟会议的必要工具。不仅参会者可以利用线上虚拟会议更便利地进行学习和交流，会议组织方也能够通过出售在线访问和订阅来充分利用这些在线内容。

怎么做：

• 探索在线虚拟会议的呈现方式

• 考虑在线活动付费还是免费以增加影响范围

• 主持人是虚拟参会者之间的重要接点，因此需要仔细评估在线活动的主持人

2.一体化解决方案

据EventManagerBlog统计，多功能软件的使用量同比增长了27％。曾经活动策划者需要从各类功能不同的软件中选择合适的组合来满足自己的需求，而现在活动技术提供商强劲的收购浪潮使得多功能软件工具变得更好用了。
活动策划专业人士往往对繁杂的数据收集有所抗拒。一体化软件则可以提供足够的数据点，帮助活动策划者根据活动ROI做出明智的决策。不过，一体化解决方案优势的很大一部分是来自多个不同来源的随时可用的数据，但这并不代表这些数据比起传统的垂直软件所收集到的数据更好更精准。按需使用一些传统的垂直软件也会适当增加数据的可靠性和准确性。

怎么做：

• 您的活动技术提供商最近被收购了吗？可以咨询供应商在同一公司架构下是否有更多解决方案

• 立即与您的活动技术提供商联系，以寻求有关数据的进一步指导

• Salesforce和Hubspot等具有强大集成性的大型客户关系管理（CRM）平台可能仍然是一体化解决方案的更好选择

3.体验设计颠覆传统规划

在2019年，市场营销部门为活动行业分配了40％至70％的预算。现场活动能帮助企业或组织达成营销和沟通目标，但对活动本身的期望值也在上升。过去一年来，许多现场活动已经从简单的会议和贸易展览转变为多方面的现场体验。诸如C2和SXSW之类的创新活动也为传统会议带来了类似节日的体验。
根据针对活动专业人士的访谈结果，参会者的活动体验是专业人士最看重的元素之一。活动专业人士可以通过对参会者的整个活动流程进行定位以及创新的RFID和NFC技术等方式和手段，以基于交互的方式提升更加紧密的活动体验。

怎么做：

• 对参会者从注册到活动现场直至会后反馈的一系列流程节点进行定位和分析

• 重新思考会议流程。如何使演讲者真正令人难忘？如何充分利用茶歇时间？如何以创新方式共享反馈？给你的会议流程带来欢乐、惊喜和变化

• 使用未充分利用的技术来改善用户体验。例如：提升注册阶段的技术来优化与参会者的第一次互动

4.尝试非常规会议场所

选择交通工具作为活动场地，为寻求商务休闲旅行的与会人员提供了有趣的体验。参与度是衡量活动体验的主要指标，而这些场地因为与参会者较强的连接性而增强了参与度。同时，在邮轮、火车或飞机上这样一个相对封闭的空间中，注意力较为分散的参会者也能对会议内容更深切地投入，得到更好地沉浸式体验。

怎么做：

• 考虑将交通作为下一个活动地点。您可以在飞机上开始活动并在传统会议室中结束活动吗？

• 在火车或轮船上进行活动的准备工作具有挑战性，要尽量使活动流程简洁可操作，避免过于复杂的活动议程

• 娱乐性是将交通工具作为会议场所这一策略的关键，但是在进行项目之前，请确保您的参会者对此有所了解。其他需要考虑的因素还包括与会者的身体情况、场所的可达性和安全性等

5.增加故事性体验

活动节日化是近年来的趋势。活动策划者的角色也通过这一趋势得到了转换，从机械繁琐的物流协调转换成为活动的设计师。一方面，各类交互和惊奇的元素比起温和的课堂式会议模式更能刺激与会者的大脑，实现更高的参与度。另一方面，与会人员会被体验所吸引，在活动中扮演属于自己的角色。能够帮助与会者大步走出自己的舒适区推动故事的发展，并最终达到活动的目标。
当涉及到大量观众时，活动策划者可以决定如何使用技术来讲述故事，例如：视频游戏和Netflix提供的互动式电影沉浸式体验。视听效果对于提供这种高度参与的体验至关重要。无论是投影映射、虚拟现实、增强现实还是手机app，这些工具都可以帮助观众沉浸在活动所呈现的故事中。

怎么做：

• 考虑如何让活动组织方的员工成为故事内容的一部分，可以从为传统商业活动进行非常规的主持开始

• 可以让参会的领导或是专业演员参与到故事中，他们可以丰富内部会议的内容，但要记住，风险并不意味着愚蠢

• 创新但尊重活动内容的专业性。尤其是在计划团队建设或内部销售活动时，始终将传统与非常规相结合，不要冒进

6.互动投影

投影是各类活动较为常用的设备和手段，无论是一般的商务会议还是贸易展览活动都会使用。而随着Lightform、Arduino和深度摄像头等新技术的出现，对于商务活动而言，互动投影变得越来越容易。
互动投影通过加入对与会者进行响应的传感器和摄像头，为投影内容增加了一个交互式维度。活动策划者可以将任何表面变成触摸屏，从而允许参与者通过与他们进行交互来更改投影中的元素。例如：在参展商列表或贸易展览平面图上点击一个品牌名称来检索公司信息。

怎么做：

• 如果有赞助商想要脱颖而出，尝试一点新的内容，可以请他赞助你的互动投影计划

• 了解实现互动投影物流和要求。如果是第一次尝试，建议通过专业的av供应商来进行

• 互动是互动投影的关键，需要在设计环节加入互动的元素

7.如何做好会议可持续性

推行可持续的环保会议是近年来的一个重要趋势。对于活动策划者来说，在考虑活动主题、场地选择、议程计划和执行等传统元素之外，如何策划一个环保可持续的会议也是策划的重要的一部分。目前常见的会议环保举措包括可回收或数字标牌、可回收餐具和植树活动等等。部分活动还在展区设立了纸板箱和纤维板的专用回收摊位等。
但与此同时，随着各国各地不断推进垃圾回收等相关的环保举措，人们的环保理念得到了提升，参会者对于活动的可持续性要求也会逐步提升，以上这些简单的措施或将捉襟见肘。如何回应参会者日益高涨的环保要求，是活动策划者在2020年必须考虑的问题。

怎么做：

• 在会议网站上明确公布一份可持续发展倡议。根据eventmanagersblog的这次调查，只有10％的机构发布了有关其可持续性政策的信息

• 在会议结束时收集挂绳和胸牌，避免使用纸杯，将素食加入活动餐食菜单，并在与会者的礼品袋中包括可重复使用的水壶

• 将环保公益活动列入议程，将活动多余的食物捐给当地的食品银行等等

8.告别演讲台

传统会议往往依赖于演讲嘉宾和听众的模式来进行开展，这种方式难以调动与会者的参与度，很难说是优秀的参会体验。一些活动为了增加体验度加入了专家讨论的部分，但某些参与讨论的专家声誉欠佳或是讨论内容不佳，也容易招致与会者会后在各类社交媒体上的抱怨。
参与度较高的研讨会形式是演讲模式的较好替代。根据EventManagerBlog的这次调查，有73％的会议和50％的贸易展览会提供一定程度的研讨会作为其活动的组成部分。会议研究的大多数文献和科学论文也都倾向于达成一个共识：与会者之间的横向互动是增加会议体验的良好方式。
活动策划者为活动设计议程时，基本上会有两个选择：1.请业内大咖就活动主题做一个宏观的主题演讲，可以给活动带来更多的线上流量。2.选择一个与活动主题相关的、非常具体的话题，请参会者互相讨论，互动和协作。前者是一项短期战略，后者则是科学支持的方法，有助于促进大量参会者之间的联系，并以易于消化的方式组织学习。

怎么做：

• 选择能启发您且与您的受众有关的主题演讲。对于会议内容的深刻记忆比获得一些社交媒体的分享更有价值，这将使活动之外的真实对话和参与永存

• 提高技术方面的投入提高参会者的参与度。战略性地使用技术来使团队中的参与者相互协作

• 重新进行会议室的动线设计以促进参会者互动。面向前方的演讲座位永远不会吸引与会者。可以考虑圆桌、舒适的沙发或是其他家具的排列组合，以激发与会者的联系感

9.强化会议的社交属性

在一个混乱无序且信息过多的社交媒体世界中，人们迫切希望见到相关的联系人，寻找新的同伴和合作伙伴，这也是商业会议活动的价值所在。活动策划专业人士需要在正式活动日程内增加参会者的交流机会。到2020年，仅在会场划出一块社交区域是不够的，能够增加与会者联系的、集思广益类的活动将成为活动的主流。
活动技术供应商也在升级各自的服务。到2020年，随着数据的可用性和人工智能的进步，活动应用程序的战场将是网络化。到目前为止，这个难题尚未得到充分解决。另一个提升活动社交属性的关键方面将是包容性，考虑年轻的、不喝酒的、性格内向、残疾和其他各类属于少数人群的参会者，帮助所有与会者参与到活动中并得到有效的社交。

怎么做：

• 考虑如何重新设计各类会前酒会或是其他社交活动

• 技术供应商往往承诺人工智能技术能够提高与会者的社交，但最后的成果往往并不尽如人意。在购买服务之前，请先确认是否有成功案例和回报率

• 提高技术方面的投入提高参会者的参与度。战略性地使用技术来使团队中的参与者相互协作

• 把与会者关进同一个房间并不会增加互相之间的社交。仔细考虑可以使用什么方式来吸引更多的人进行互动？可以使用带有标记的胸牌之类的工具来帮助与会者参与社交

10.活动策略至关重要

2020年，活动专业人士的角色将从物流协调执行者的角色转变为更具战略性、以数据为中心的角色，计划和执行活动目标并改变参会者的生活体验。
2020年活动行业面临着许多挑战，世界经济正处于一个较为缓慢的运行周期。在上一个经济萧条期，2008-2009年，许多市场营销部门削减了活动方面的支出。为了让2008年发生的事情不再发生，防止进一步的行业下滑的方法是重新考虑会议策划者在组织中的角色以及活动能够为企业和参会者带来的价值。在2020年，活动策划者将通过数据驱动，积极提升组织的参与度和ROI，将面向参会者的愿景应用于活动计划，从而避免成为预算削减的对象。

怎么做：

• 数据分析将是您在瞬息万变的时代中最强大的技能。在开始明年的计划前，与整个团队共享数据并进行分析和讨论

• 要求技术提供商帮助您获取数据。如果他们无力做出贡献，请将您的业务转移到其他地方。2020年的活动科技公司必须向活动策划人员提供指导和支持

• 随时随地收集数据：反馈表、应用程序统计信息、网站分析、调查、RFID跟踪，利用一切可以跟踪更多数据的方法

未来，活动策划专业人士面临的挑战将是通过创新和以参会者为中心的体验设计。一场真正的“革命”即将到来，活动专业人士要为此做好准备。

来源：杭州会奖旅游